AI nám nedá pokoj. Listopad 2022 už bude navždycky spojen s velkým boomem umělé inteligence. Některé firmy začaly okamžitě implementovat AI do svých produktů i pracovních postupů, zatímco někteří vyčkávali. A teď, téměř dva roky poté se zdá, že někteří už lehce zaspávají svou dobu, jelikož teď už je nadmíru jasné, že AI tu bude a bude mnohem víc než si mnozí dovolí připustit.
Od příchodu ChatGPT, který za celým tím velkým třeskem stojí, jsme testovali AI jako způsob, kterým můžeme zjednodušit své pracovní procesy. Čas je vzácná komodita a v marketingu ho je zatraceně málo. Naše cesta ke zlepšení pracovních postupů byla dlouhá. Zpočátku to zkrátka nebylo ono. Zadávání veškerých požadavků do ChatGPT bylo tak zdlouhavé, že bylo jednodušší si to naplánovat sám. Ale postupem času to bylo jednodušší a jednodušší a v tuto chvíli nám AI nástroje skutečně šetří obrovské množství chatu, který můžeme věnovat do většímu budování vztahů s klienty a partnery (co AI nikdy nenahradí) a kreativní práci.
V tomto článku pro Vás proto máme tipy na to, jak využít umělou inteligenci k vytvoření opakovatelných pracovních postupů pro Vaši firmu.
Porozumění pracovním postupům AI pro firmy
Pracovní postup s umělou inteligencí (AI) je proces, který využívá umělou inteligenci k opakovanému provádění produktivních úkolů. Má automatizovat a zefektivnit vaši práci, ušetřit vám čas a zdroje a zároveň zvýšit efektivitu.
AI může zvládnout mnoho úkolů, od jednoduché automatizace až po složitější obchodní procesy. Pokud to dokážete nakreslit na papír, pravděpodobně dokážete sestavit AI, která tento pracovní postup zmapuje, což znamená, že pracovní postupy AI můžete přizpůsobit konkrétním potřebám vašeho podnikání bez ohledu na odvětví nebo velikost společnosti.
Například byste mohli využít automatizaci pracovních postupů AI k analýze příchozích e-mailů, generování personalizovaných odpovědí a následných opatření na základě jejich obsahu.
Zavedení automatizovaných pracovních postupů s AI pro tyto opakující se manuální úkoly může zlepšit služby zákazníkům a zároveň uvolnit čas, abyste se mohli soustředit na složitější úkoly.
Jednou z klíčových výhod pracovních postupů s umělou inteligencí je jejich schopnost učit se a zlepšovat se v průběhu času. Jakmile umělá inteligence zpracuje více dat a získá zpětnou vazbu od uživatelů, může zdokonalovat své algoritmy a poskytovat přesnější a relevantnější výsledky. Toto neustálé zlepšování zajišťuje, že vaše pracovní postupy AI zůstanou efektivní a účinné i v době, kdy se vaše firma vyvíjí a roste.
Další výhodou pracovních postupů AI je jejich škálovatelnost. Na rozdíl od lidských pracovníků dokáže AI zpracovávat obrovské množství dat a provádět úkoly současně, aniž by potřebovala přestávky nebo volno. To znamená, že můžete efektivněji škálovat své operace, aniž byste se museli starat o najímání a školení dalších zaměstnanců.
Jak identifikovat možnosti pro zavedení AI ve vaší firmě
Chcete-li začít zavádět pracovní postupy s umělou inteligencí ve své firmě, vyhledejte rutinní úkoly, které provádíte.
Může jít o procesy, které vy nebo členové vašeho týmu vykonáváte denně, týdně nebo měsíčně. Mezi běžné příklady toho, jak mohou pracovní postupy AI automatizovat opakující se úkoly, patří např:
Odpovědi na webové formuláře: Umělá inteligence může analyzovat poskytnuté informace a generovat personalizované odpovědi, čímž se zvýší pravděpodobnost konverze leadů na zákazníky. Pokud například někdo vyplní formulář s žádostí o informace o vašich produktech nebo službách, může mu AI automaticky zaslat e-mail na míru s příslušnými podrobnostmi a výzvou k akci na základě jeho potřeb a zájmů.
Analýza recenzí zákazníků a získávání užitečných poznatků: Umělá inteligence dokáže zpracovat tisíce zákaznických recenzí, identifikovat společná témata a pocity a poskytnout poznatky, které vám pomohou zlepšit vaše produkty nebo služby. Máte-li například mnoho recenzí na určitý produkt, může AI analyzovat text a určit nejčastěji zmiňované pozitivní a negativní aspekty a jakékoli opakující se problémy nebo návrhy na zlepšení. Tyto informace pak můžete využít k rozhodování o vývoji produktů, marketingu a zákaznické podpoře na základě dat.
Nabídka personalizovaných doporučení produktů na e-shopu: Umělá inteligence může na základě analýzy historie prohlížení a nákupů zákazníků vytvářet doporučení produktů na míru, čímž se zlepší zážitek z nakupování a zvýší prodeje. Pokud například zákazník již dříve zakoupil určitý typ produktu, může mu pracovní postup AI na základě jeho preferencí a chování doporučit doplňkové zboží nebo novinky ve stejné kategorii.
Vyřizování běžných dotazů zákaznické podpory: Chatboti s umělou inteligencí mohou vyřizovat běžné dotazy a problémy zákazníků, poskytovat rychlou a efektivní podporu a uvolnit tým podpory, aby se mohl soustředit na složitější úkoly. Tyto chatboty můžete vyškolit tak, aby rozuměli různým dotazům a odpovídali na ně, od základních informací o produktu až po řešení problémů a správu účtu. Poskytováním okamžité nepřetržité podpory mohou chatboti s umělou inteligencí zvýšit spokojenost a loajalitu zákazníků a zároveň snížit pracovní zátěž vašeho lidského personálu podpory.
Generování reportů a vizualizace dat: AI může zpracovávat velké množství dat a vytvářet informativní reporty a vizualizace, což vám pomůže přijímat rozhodnutí založená na datech pro vaše podnikání. Máte-li například velký soubor dat s údaji o prodeji, může pracovní postup s umělou inteligencí automaticky generovat měsíční nebo čtvrtletní zprávy doplněné o grafy, tabulky a klíčové ukazatele výkonnosti (KPI). Tyto reporty můžete přizpůsobit tak, aby zdůrazňovaly nejdůležitější informace pro zúčastněné strany, jako jsou vedoucí pracovníci, obchodní týmy nebo investoři.
Jak vybrat správnou AI
Při hledání nástrojů pro automatizaci pracovních postupů využívajících AI se zaměřte na řešení s „low code, no code“. Tyto nástroje jsou navrženy tak, aby byly uživatelsky přívětivé a přístupné, i když nemáte rozsáhlé technické dovednosti. Hledejte platformy pro umělou inteligenci, které mají dobré výsledky a používají je renomované společnosti v různých odvětvích.
Než abyste vytvářeli řešení od nuly pomocí open source, zaměřte se na vyhledávání existujících řešení, která jsou k dispozici za malý měsíční poplatek.
Tato rada je zvláště důležitá pro malé a střední podniky, které nemusí mít zdroje nebo odborné znalosti na vývoj vlastních řešení AI od nuly. Využitím stávajících nástrojů a platforem pro automatizaci AI mohou tyto podniky stále využívat výhod pracovních postupů AI bez nutnosti významných počátečních investic nebo technického know-how.
Dobrý přehled AI nástrojů naleznete například zde: futuretools.io (nejde o žádné partnerství z prokliku nic nemáme, je to fakt užitečný přehled pro všechny, kteří nemají čas sledovat všechny AI nástroje)
Při hodnocení AI nástrojů zvažte faktory, jako je snadnost použití, škálovatelnost a zákaznická podpora. Hledejte nástroje nabízející intuitivní rozhraní, funkce drag-and-drop a předpřipravené šablony nebo pracovní postupy, které si můžete snadno přizpůsobit.
Kromě toho se ujistěte, že nástroj lze škálovat spolu s růstem vašich potřeb a že je k dispozici odpovídající zákaznická podpora, která vám pomůže vyřešit případné problémy nebo otázky.
Dalším zásadním faktorem, který je třeba zvážit, je, jak dobře je nástroj umělé inteligence integrován s ostatními nástroji a systémy, které již ve svém podniku používáte. V ideálním případě chcete řešení AI, které bez problémů spolupracuje s vašimi stávajícími daty, ať už je ukládáte v Google Workspace, Office 365 nebo na jiných platformách. Tato integrace vám usnadní implementaci pracovních postupů AI, aniž by narušila vaše stávající procesy.
5 kroků k implementaci umělé inteligence (AI) ve firmě
Krok 1: Identifikujte konkrétní úkol, který opakovaně provádíte a který by AI mohla automatizovat. Pokud například trávíte značnou část času odpovídáním na dotazy zákazníků prostřednictvím e-mailu, zvažte automatizaci tohoto procesu pomocí systému pro odpovídání na e-maily s podporou AI. Začněte zmapováním současného procesu, včetně vstupů (např. e-mailů od zákazníků), výstupů (např. personalizovaných odpovědí) a všech rozhodovacích bodů nebo pravidel, která je třeba dodržovat. To vám pomůže určit rozsah a požadavky na pracovní postup s umělou inteligencí.
Krok 2: Prozkoumejte a vyberte nástroj AI, který zvládne tuto úlohu a dobře se integruje s vašimi stávajícími systémy. Hledejte nástroje úspěšně implementované jinými podniky ve vašem oboru, které nabízejí robustní možnosti integrace. Přečtěte si recenze, případové studie a reference, abyste porozuměli možnostem nástroje, jeho omezením a spokojenosti zákazníků. Využijte bezplatné zkušební verze nebo demoverze a vyzkoušejte funkčnost a snadnost použití nástroje, než se k němu zavážete.
Krok 3: Začněte s malým pilotním projektem, abyste jej otestovali a vyhodnotili jeho účinnost a hodnotu. To vám umožní identifikovat potenciální problémy nebo omezení předtím, než se zavážete k implementaci v plném rozsahu. Definujte jasné cíle a metriky pro pilotní projekt, jako je úspora času, přesnost odpovědí nebo spokojenost zákazníků. Do pilotního projektu zapojte malou skupinu uživatelů nebo zákazníků a shromážděte jejich zpětnou vazbu, abyste mohli pracovní postup s umělou inteligencí zdokonalit a vylepšit.
Krok 4: Pokud pilotní projekt přinese pozitivní výsledky, zvažte rozšíření využití pracovních postupů AI do dalších oblastí vašeho podnikání. Postupné začleňování AI do pracovních postupů pomůže vám i vašemu týmu přizpůsobit se nové technologii a zajistit hladký přechod. Vypracujte plán implementace AI a upřednostněte pracovní postupy s největším dopadem a potenciálem návratnosti investic. Zajistěte školení a podporu pro členy svého týmu, abyste jim pomohli efektivně pochopit a využívat nástroje AI.
Krok 5: Vypracujte zásady AI pro vaši společnost, které stanoví pokyny a osvědčené postupy pro zodpovědné a etické využívání nástrojů AI. Tato politika by se měla zabývat otázkami, jako je ochrana osobních údajů, bezpečnost a potenciální dopad na vaše zaměstnance. Zajistěte, aby vaše pracovní postupy s AI byly v souladu s příslušnými zákony a předpisy, jako je například GDPR. Sdělte tuto politiku jasně všem zúčastněným stranám a poskytněte průběžné vzdělávání a pokyny, abyste zajistili konzistentní a odpovědné používání AI v celé organizaci.
Tipy pro bezpečné používání nástrojů umělé inteligence
Je důležité začít v malém a postupně rozšiřovat používání AI. Díky tomu si budete moci ověřit účinnost pracovních postupů s AI v konkrétním firemním kontextu a zároveň minimalizovat rizika a narušení. Tím, že začnete s malým, dobře definovaným případem použití, můžete prokázat hodnotu AI a vybudovat si dynamiku pro širší přijetí v rámci celé organizace.
Při zkoumání pracovních postupů AI je zásadní upřednostnit bezpečnost a ochranu osobních údajů. Ujistěte se, že důkladně rozumíte tomu, jak nástroj AI shromažďuje, používá a chrání vaše data. Vypracujte jasné zásady a pokyny, kterými se bude váš tým při používání nástrojů AI řídit, abyste zajistili, že citlivé informace zůstanou v bezpečí. Pokud za AI platíte, získáváte tak nějak alespoň jeden stupeň zabezpečení, který si pravděpodobně platíte za vlastní zabezpečený prostor.
I když jsou bezpečnost a ochrana soukromí důležitými aspekty, neměly by paralyzovat vaše úsilí o zavedení umělé inteligence. Zavedením vhodných bezpečnostních opatření a protokolů můžete zmírnit rizika a zároveň využít sílu AI k tomu, abyste posunuli své podnikání kupředu.
